Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nắm luật để vươn xa

Những điểm mới cần lưu ý trong chính sách thuế và quản lý

Các chính sách thuế đối với HKD và CNKD đang có những thay đổi đáng kể, mang lại cả cơ hội lẫn thách thức. Theo ông Trần Văn Quân, Giám đốc Công ty TNHH Vietnam Tax Accounting Consultancy (VNTAC), Luật Quản lý thuế và Thông tư số 40/2021/TT-BTC đã quy định rõ nghĩa vụ thuế, đồng thời các ưu đãi mới được thông qua sẽ có hiệu lực trong tương lai gần.

Thứ nhất, về phí môn bài và ưu đãi cho doanh nghiệp chuyển đổi, từ ngày 1/1/2026, phí môn bài sẽ được miễn hoàn toàn cho cả doanh nghiệp (DN) và HKD. Đây là một động thái tích cực, giảm bớt gánh nặng tài chính ban đầu cho các chủ thể kinh doanh. Đặc biệt, Nghị quyết 198/2025/QH15 còn miễn thuế 2 năm cho DN chuyển đổi từ HKD, khuyến khích HKD mở rộng quy mô và chuyên nghiệp hóa hoạt động.

Thứ hai, ngưỡng doanh thu chịu thuế có sự điều chỉnh, hiện tại, doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm (áp dụng đến 31/12/2025) được miễn thuế GTGT và TNCN. Tuy nhiên, từ ngày 1/1/2026, ngưỡng này sẽ nâng lên 200 triệu đồng/năm và dự kiến có thể điều chỉnh lên mức 400 triệu đồng/năm trở xuống. Việc nâng ngưỡng miễn thuế là một tín hiệu đáng mừng, giúp các HKD và CNKD quy mô nhỏ giảm bớt nghĩa vụ kê khai và nộp thuế, tạo điều kiện thuận lợi hơn để phát triển.

Thứ ba, quy định mới về hóa đơn điện tử và quản lý thuế bằng định danh điện tử. Từ ngày 1/6/2025, HKD có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên/năm và thuộc 6 nhóm ngành nghề quy mô lớn, phát sinh thường xuyên (như ăn uống, nhà hàng, khách sạn...) bắt buộc phải sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Điều này yêu cầu HKD phải gửi dữ liệu cho cơ quan thuế theo từng lần phát hành hóa đơn hoặc cuối ngày, nếu không tuân thủ sẽ bị xử phạt theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. Việc này không chỉ tăng cường minh bạch mà còn giúp HKD quản lý chính xác hàng hóa mua vào, bán ra và tồn kho.

Đáng chú ý, từ ngày 1/7/2025, cơ quan thuế sẽ không còn cấp mã số thuế riêng mà sử dụng định danh điện tử (số căn cước công dân) để quản lý toàn bộ giao dịch. Điều này giúp kiểm soát dòng tiền hiệu quả hơn, phát hiện dấu hiệu gian lận hoặc trốn thuế, với khả năng xử lý theo Điều 200 Bộ Luật Hình sự 2015.

Thứ tư, mở rộng đối tượng tham gia Bảo hiểm xã hội (BHXH). Theo Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, đối tượng tham gia BHXH được mở rộng, yêu cầu tham gia đối với hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên. Ngay cả chủ HKD cũng là đối tượng bắt buộc tham gia BHXH, với mức đóng 585.000 đồng/tháng (hoặc 690.300 đồng/tháng nếu đóng thêm bảo hiểm y tế). Đối với người lao động, HKD phải ký hợp đồng và đóng 21,5% mức lương, trong khi người lao động đóng 10,5%. Quy định này đảm bảo an sinh xã hội cho người lao động và chủ HKD, nhưng cũng đặt ra yêu cầu về việc quản lý chi phí lao động chặt chẽ hơn.

Quản lý dòng tiền và chuyển đổi mô hình kinh doanh để phát triển

Để giảm thiểu rủi ro và tăng cường sự minh bạch, chuyên gia Trần Văn Quân khuyến nghị HKD nên mở tài khoản ngân hàng riêng cho các giao dịch kinh doanh. Việc tách bạch dòng tiền cá nhân và kinh doanh sẽ tránh được việc cơ quan thuế kiểm soát cả giao dịch cá nhân và yêu cầu giải trình không cần thiết.

Về vấn đề kê khai thuế, đối với HKD kê khai theo tháng, hạn chót là ngày 20 hàng tháng. Nếu kê khai theo quý, hạn chót là ngày cuối tháng đầu tiên của quý tiếp theo (theo mẫu kê khai 01/CNKD). Cá nhân có thu nhập phát sinh theo từng lần phải kê khai trong 10 ngày kể từ ngày phát sinh. Việc không đăng ký kinh doanh khi có hoạt động sẽ bị xử phạt từ 5-10 triệu đồng theo Điều 62 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP, trừ 5 trường hợp được miễn theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC.

Đặc biệt, đối với HKD có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên/năm và thuộc ngành nghề bắt buộc sử dụng máy tính tiền, ông Quân khuyến khích nên đăng ký thay đổi sang hình thức kê khai. Điều này không chỉ giúp quản lý hóa đơn đầu vào, tình trạng xuất nhập tồn kho hàng hóa mà còn minh bạch tài chính, tạo điều kiện thuận lợi hơn để tiếp cận các nguồn vốn vay ưu đãi từ ngân hàng.

Về vấn đề xử lý hàng tồn kho khi chuyển đổi từ hộ khoán sang kê khai hoặc sang doanh nghiệp, HKD cần theo dõi và quản lý hóa đơn chứng từ, hàng tồn kho một cách chính xác. Giá trị hàng tồn kho sẽ được xác định như tài sản góp vốn vào doanh nghiệp khi chuyển đổi, theo hướng dẫn tại Công văn số 3612/TCT-DNNCN. Nghị quyết 198/2025/QH15 cũng áp dụng chính sách miễn thuế TNDN 2 năm đầu cho các doanh nghiệp chuyển đổi từ HKD (không áp dụng cho trường hợp giải thể HKD và thành lập DN mới), là động lực mạnh mẽ để HKD vươn mình thành DN.

Thượng tôn pháp luật và tư vấn chuyên sâu

Một điểm đáng lưu ý khác là sự khác biệt về thuế suất giữa HKD và doanh nghiệp đối với một số ngành nghề đặc thù. Ví dụ, ngành kinh doanh hải sản mua trực tiếp từ ngư dân, HKD chỉ nộp 1% thuế GTGT và 0,5% thuế TNCN, nhưng nếu doanh nghiệp bán ra thì chịu thuế 5%. Điều này cho thấy sự cần thiết của việc tư vấn chuyên sâu để chủ hộ nắm rõ trách nhiệm pháp lý, đặc thù ngành nghề và chiến lược dài hạn trước khi quyết định chuyển đổi.

Việc mua hàng nông sản trực tiếp từ nông dân cũng có điểm mới. Theo Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, các sản phẩm tự nuôi trồng, đánh bắt bán ra ở khâu đầu tiên không chịu thuế. Tuy nhiên, khi HKD mua đi bán lại, bản chất là phân phối hàng hóa nên vẫn chịu thuế GTGT 1% và thuế TNCN 0,5%. Nếu là DN phân phối, bán ra thì phải chịu thuế 5%. Để chứng minh nguồn gốc xuất xứ, HKD cần lập Bảng kê 01 ghi rõ thông tin người bán trực tiếp, dù đây không phải là chứng từ để tính chi phí đầu vào.

Ông Trần Văn Quân cũng cảnh báo về những sai sót có thể dẫn đến hành vi trốn thuế và bị xử lý theo Điều 200 Bộ Luật Hình sự 2015 mà không có ngoại lệ. Đồng thời, Nghị định số 49/2025/NĐ-CP quy định người nộp thuế có thể bị cấm xuất cảnh nếu nợ thuế từ 50 triệu đồng trở lên và quá thời hạn nộp trên 120 ngày.

Để hạn chế rủi ro và phát triển bền vững, HKD cần có sự đồng hành của Đại lý thuế chuyên nghiệp trên tinh thần thượng tôn pháp luật theo hướng tuân thủ - bền vững. Việc chủ động nắm bắt và tuân thủ chặt chẽ các chính sách mới không chỉ giúp HKD và CNKD tránh được những rủi ro pháp lý mà còn là nền tảng vững chắc để phát triển mạnh mẽ hơn trong bối cảnh kinh tế số và hội nhập.