Gỡ vướng cấp C/O, tháo nút thắt cho hoạt động xuất khẩu

Hồ sơ tăng, hệ thống và nhân lực chịu áp lực

Việc phân cấp thẩm quyền cấp C/O về địa phương từ ngày 1/7/2025 đã tạo thêm áp lực cho cả cơ quan quản lý và doanh nghiệp. Lượng hồ sơ tăng nhanh tại một số địa phương, trong khi nhân lực, hạ tầng công nghệ và cách thức xử lý chưa theo kịp. Doanh nghiệp cũng gặp khó khi phải bổ sung chứng từ nhiều lần, đăng ký lại hồ sơ thương nhân và xử lý các vấn đề phát sinh từ hệ thống điện tử.

Theo thông tin tại cuộc họp do Bộ Công Thương chủ trì, lượng hồ sơ cấp C/O tại địa phương đã tăng khoảng 2 lần trong nửa đầu tháng 8/2026. Áp lực tập trung rõ tại những địa phương có lượng hồ sơ lớn. Tại TP. Hồ Chí Minh, hơn 50% trong số hơn 9.000 hồ sơ Sở Công Thương tiếp nhận đến từ doanh nghiệp ở các tỉnh, thành khác. Tại Hà Nội, khoảng 43% số hồ sơ tiếp nhận cũng thuộc các địa phương ngoài Hà Nội.

Ông Nguyễn Anh Sơn, Cục trưởng Cục Xuất nhập khẩu, cho biết thương nhân đã số hóa hồ sơ trên hệ thống eCoSys có thể đăng ký cấp C/O tại bất kỳ tổ chức nào trong 34 tỉnh, thành phố đã được phân cấp, không bị giới hạn bởi địa giới hành chính. Việc này nhằm tạo thuận lợi cho doanh nghiệp, đồng thời các đơn vị cần tập trung xử lý hồ sơ tồn đọng và tiếp tục được tập huấn nghiệp vụ.

Tuy nhiên, chính việc doanh nghiệp có thể đăng ký tại nhiều địa phương cũng khiến khối lượng hồ sơ dồn về một số đầu mối lớn. Đại diện Sở Công Thương TP. Hồ Chí Minh cho biết cán bộ phải làm việc cả ngày đêm và cuối tuần để xử lý hồ sơ. Trong khi đó, Sở Công Thương Hà Nội dự báo khối lượng hồ sơ có thể tăng lên 1.500 bộ/ngày và đang đề xuất bổ sung nhân sự để tránh ách tắc.

Vướng mắc hiện nay tập trung vào cả lượng hồ sơ và quy trình tiếp nhận, xử lý. Cán bộ tại các địa phương mới được phân cấp phải làm quen với hồ sơ năng lực, quá trình hoạt động của doanh nghiệp, trong khi trước đây những thông tin này do các Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực nắm giữ. Việc vẫn phải tiếp nhận hồ sơ giấy cũng làm tăng thời gian và khối lượng xử lý.

Ở phía doanh nghiệp, hệ thống eCoSys được phản ánh có thời điểm bị giới hạn dung lượng và quá tải khi tải dữ liệu. Doanh nghiệp cũng phải đăng ký lại hồ sơ thương nhân khi chuyển từ hệ thống của Bộ Công Thương về Sở Công Thương địa phương. Tỷ lệ hồ sơ phải bổ sung chứng từ còn cao, có trường hợp doanh nghiệp phải bổ sung nhiều lần thay vì được hướng dẫn đầy đủ ngay từ đầu.

Một số hồ sơ bị trả lại do thiếu chứng từ, thiếu chữ ký, con dấu hoặc chọn nhầm cơ quan cấp C/O. Việc tên doanh nghiệp thể hiện không thống nhất giữa tiếng Việt và tiếng Anh, cùng những thay đổi về địa giới hành chính chưa được cập nhật đồng bộ, cũng làm kéo dài thời gian xử lý.

Ông Lê Văn Danh, Phó Giám đốc Sở Công Thương TP. Hồ Chí Minh, cho biết địa phương đang chịu áp lực lớn khi lượng hồ sơ tăng, trong đó có tình trạng doanh nghiệp nộp thiếu chứng từ hoặc chọn sai cơ quan cấp. Từ thực tế này, ông kiến nghị điện tử hóa toàn bộ quy trình, giảm khâu tiếp nhận biểu mẫu giấy để rút ngắn thời gian xử lý.

Tại các tỉnh biên giới, áp lực cũng đến từ yêu cầu xử lý nhanh hồ sơ cho các mặt hàng nông sản, thực phẩm tươi sống. Đại diện Sở Công Thương Quảng Ninh và Lạng Sơn cho biết cán bộ phải làm việc từ 12-16 tiếng mỗi ngày để kịp giải quyết hồ sơ.

Trước bối cảnh đó, Hiệp hội Da giày - Túi xách Việt Nam đề nghị có cơ chế phân luồng ưu tiên đối với những doanh nghiệp có lịch sử xuất khẩu tốt. Bà Phan Thị Thanh Xuân, Phó Chủ tịch Hiệp hội, cho rằng doanh nghiệp có thâm niên xuất khẩu trên 10 năm cần được phân luồng rõ rệt, tránh phải chuẩn bị hồ sơ lại từ đầu khi chuyển sang cơ quan cấp mới. Hiệp hội cũng kiến nghị hệ thống tự động kế thừa dữ liệu thương nhân đã có.

Đây cũng là vấn đề đã được tính đến trong hệ thống. Ông Hoàng Ninh, Phó Cục trưởng Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, cho biết hệ thống hiện đã có cơ chế luồng xanh, vàng, đỏ để phân loại kiểm tra hồ sơ. Đơn vị này đang phối hợp để các tổ chức cấp C/O có thể tra cứu hồ sơ thương nhân liên thông giữa các đơn vị.

Liên thông dữ liệu, thống nhất quy trình để giảm thủ tục

Từ những vướng mắc phát sinh, Bộ Công Thương đang tập trung rà soát cả hệ thống kỹ thuật và quy trình nghiệp vụ. Mục tiêu là để các đơn vị cấp C/O có thể tra cứu hồ sơ thương nhân đã đăng ký tại tổ chức khác, hạn chế việc doanh nghiệp phải cung cấp lại những thông tin đã có.

Ông Trần Thanh Hải, Phó Cục trưởng Cục Xuất nhập khẩu, đề nghị kết nối hệ thống cấp C/O với Cơ chế Một cửa Quốc gia và Cơ chế Một cửa ASEAN nhằm tăng khả năng liên thông dữ liệu. Ông cũng đề nghị các Sở Công Thương công nhận giá trị pháp lý của hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử như nhau để có thể xử lý nhanh hơn cho doanh nghiệp.

Cùng với kết nối dữ liệu, yêu cầu thống nhất cách thực hiện quy định cũng được đặt ra. Theo đó, yêu cầu các tổ chức cấp C/O thực hiện thống nhất theo Nghị định số 31/2018/NĐ-CP, tránh tình trạng mỗi nơi yêu cầu một kiểu hồ sơ, gây khó khăn cho doanh nghiệp.

Về kỹ thuật, Cục Xuất nhập khẩu đang phối hợp với Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số rà soát các vấn đề của hệ thống eCoSys. Cơ quan quản lý cũng đề nghị kết nối hệ thống cấp C/O với Cơ chế Một cửa Quốc gia và Cơ chế Một cửa ASEAN, đồng thời đẩy mạnh điện tử hóa để giảm thời gian xử lý hồ sơ giấy.

Cùng với đó, yêu cầu hoàn thiện cơ chế phân luồng, hệ thống đã có luồng xanh, vàng, đỏ. Nếu cơ chế này được vận hành gắn với lịch sử và mức độ tuân thủ của doanh nghiệp, nguồn lực kiểm tra có thể tập trung vào những hồ sơ cần thiết, trong khi doanh nghiệp có quá trình xuất khẩu ổn định được giảm bớt thủ tục.

Về nhân sự, Bộ Công Thương đang tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ địa phương, cử đoàn công tác trực tiếp hướng dẫn và xử lý kiến nghị. Những địa phương có lượng hồ sơ lớn được yêu cầu tập trung nguồn lực giải quyết hồ sơ tồn đọng, đồng thời chủ động bố trí thêm cán bộ khi cần thiết. Theo đó, cơ quan quản lý đang xem xét cho phép kế thừa hồ sơ từ hệ thống của Bộ Công Thương sang các Sở Công Thương, đồng thời nghiên cứu cơ chế hồ sơ thương nhân tạm thời hoặc phê duyệt song song trong thời gian chuyển tiếp. Nếu thực hiện được, doanh nghiệp sẽ không phải đăng ký lại toàn bộ thông tin đã có khi chuyển sang cơ quan cấp C/O mới.