Quản trị kế toán – thuế thời Big Data đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi tư duy

Thuế bắt đầu từ quyết định kinh doanh

Một trong những sai lầm phổ biến của doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) là xem kế toán, thuế như công việc riêng của bộ phận chuyên môn. Chủ doanh nghiệp tập trung vào bán hàng, phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường, còn toàn bộ chứng từ và nghĩa vụ thuế được giao cho kế toán hoặc đơn vị dịch vụ xử lý vào cuối kỳ.

Cách quản lý này tạo ra khoảng cách giữa hoạt động kinh doanh thực tế và hệ thống ghi nhận kế toán. Nhiều sai sót đã hình thành ngay từ khâu vận hành. Phòng kinh doanh ký hợp đồng nhưng thiếu biên bản nghiệm thu; bộ phận mua hàng lựa chọn nhà cung cấp không bảo đảm khả năng xuất hóa đơn hợp pháp; phòng nhân sự chi trả hoa hồng, tiền thưởng nhưng thiếu quy chế và chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân; bộ phận kho giao hàng nhưng thông tin không thống nhất với dữ liệu xuất hóa đơn.

Những sai lệch này không đơn thuần là lỗi hạch toán. Khi giao dịch đã phát sinh, kế toán khó có thể khắc phục những thiếu hụt về bản chất kinh tế bằng cách bổ sung chứng từ vào cuối kỳ.

Doanh nghiệp cần nhận thức rằng nghĩa vụ thuế không bắt đầu từ thời điểm lập tờ khai mà hình thành trong toàn bộ chuỗi hoạt động kinh doanh, từ thiết kế mô hình, báo giá, ký hợp đồng, thu tiền, ghi nhận doanh thu, chi phí đến hạch toán và kê khai. Mỗi quyết định kinh doanh đều cần được xem xét về tác động tài chính, kế toán và thuế trước khi thực hiện.

Để kiểm soát tính minh bạch của giao dịch, doanh nghiệp cần bảo đảm sự thống nhất của 5 dòng chảy gồm hàng hóa, hợp đồng, hóa đơn, dòng tiền và dữ liệu kế toán. Trong đó, dòng hàng hóa, dịch vụ phản ánh hoạt động giao nhận thực tế; hợp đồng, chứng từ thể hiện các thỏa thuận và điều kiện nghiệm thu; hóa đơn phải đúng nội dung, giá trị và thời điểm; dòng tiền phải thống nhất về chủ thể, thời điểm và tài khoản thanh toán; dữ liệu kế toán phải ghi nhận nhất quán doanh thu, chi phí, công nợ và nghĩa vụ thuế.

Năm dòng chảy có quan hệ chặt chẽ. Nếu hàng hóa đã giao nhưng hồ sơ nghiệm thu không đầy đủ, hóa đơn không thống nhất với giao dịch hoặc dòng tiền không phù hợp với chủ thể thanh toán, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi giải trình và chứng minh tính hợp lệ.

Từ mô hình này, nguyên tắc 6 KHỚP do CENTAX đề xuất nhấn mạnh sáu yêu cầu gồm khớp mô hình, khớp hợp đồng, khớp hóa đơn, khớp dòng tiền, khớp chứng từ và khớp dữ liệu. Đây là cơ sở để kiểm soát giao dịch từ bản chất kinh tế đến hồ sơ và hạch toán.

Việc đối chiếu cần được thực hiện thường xuyên, thay vì chỉ tập trung vào thời điểm quyết toán hoặc khi có yêu cầu kiểm tra. Doanh nghiệp cần rà soát sự thống nhất giữa hợp đồng, hóa đơn, tiền về ngân hàng, sổ kế toán và tờ khai thuế giá trị gia tăng để phát hiện, xử lý kịp thời sai lệch.

Big Data và AI đặt ra yêu cầu quản trị chủ động

Việc ứng dụng Big Data và trí tuệ nhân tạo đang làm thay đổi phương thức quản lý thuế; dữ liệu hóa đơn điện tử, dòng tiền ngân hàng, giao dịch thương mại điện tử và các nguồn dữ liệu liên quan được sử dụng để tăng khả năng đối chiếu, nhận diện dấu hiệu bất thường.

Hệ thống phân tích dữ liệu có thể hỗ trợ phát hiện chênh lệch giữa dòng tiền vào tài khoản và doanh thu kê khai, biến động tỷ suất lợi nhuận so với mức trung bình ngành hoặc hóa đơn thuộc chuỗi doanh nghiệp có dấu hiệu rủi ro. Điều này đặt ra yêu cầu cao hơn về tính nhất quán và minh bạch trong quản trị tài chính.

Những cách làm như bổ sung chi phí không đúng bản chất, gom hóa đơn hoặc điều chỉnh thời điểm chứng từ để hoàn thiện hồ sơ cuối kỳ không thể thay thế một hệ thống quản trị chuẩn mực. Doanh nghiệp phải kiểm soát giao dịch ngay khi phát sinh, phân định trách nhiệm từng bộ phận và duy trì cơ chế đối chiếu dữ liệu định kỳ.

Để thực hiện, SMEs cần triển khai sáu bước. Thứ nhất, lập sơ đồ toàn bộ luồng giao dịch, bao gồm mua hàng, bán hàng, cung cấp dịch vụ, thương mại điện tử và giao dịch với các bên liên quan. Thứ hai, chuẩn hóa hợp đồng mẫu, quy định rõ điều kiện giao nhận, nghiệm thu, trách nhiệm xuất hóa đơn và phương thức thanh toán. Thứ ba, xác định chính xác thời điểm phải lập hóa đơn điện tử để tránh sai lệch giữa giao hàng, nghiệm thu và xuất hóa đơn.

Thứ tư, phân định trách nhiệm dữ liệu theo từng khâu, từ tạo lập, kiểm tra, phê duyệt đến hạch toán. Thứ năm, thiết lập cơ chế đối chiếu hàng tháng giữa hợp đồng, hóa đơn, dòng tiền ngân hàng, sổ kế toán và tờ khai thuế. Thứ sáu, thực hiện tự kiểm tra rủi ro thuế nhằm phát hiện hồ sơ thiếu chứng từ hoặc giao dịch có điểm không thống nhất để xử lý kịp thời.

Trong môi trường quản lý dựa trên dữ liệu, làm đúng ngay từ đầu là yêu cầu quan trọng đối với doanh nghiệp. Khi từng giao dịch được kiểm soát từ mô hình kinh doanh đến hợp đồng, hóa đơn, dòng tiền và hạch toán, doanh nghiệp có cơ sở bảo vệ doanh thu, lợi nhuận và duy trì hoạt động ổn định, bền vững.

Doanh nghiệp cần đưa sáu bước trên vào quy trình quản trị, quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện. Việc ban hành quy định phải đi kèm kiểm soát thực tế để bảo đảm dữ liệu chính xác và các giao dịch tuân thủ quy trình.

CEO chịu trách nhiệm tổ chức hệ thống quản trị kế toán – thuế. Người đứng đầu doanh nghiệp cần nắm các nguyên tắc kế toán, thuế cơ bản, kiểm soát những quyết định kinh doanh có liên quan đến nghĩa vụ thuế và quy định rõ điều kiện thanh toán. Mỗi khoản chi phải có hồ sơ đầy đủ trước khi thanh toán; hợp đồng và chứng từ phải được kiểm soát ngay khi giao dịch phát sinh.

Phòng kế toán cần tham gia trực tiếp vào quá trình vận hành, thay vì chỉ tiếp nhận chứng từ và ghi sổ cuối kỳ. Bộ phận này phối hợp với các phòng kinh doanh, mua hàng, nhân sự và kho để xây dựng quy trình, kiểm tra hồ sơ, đối chiếu số liệu và phát hiện sai lệch.

Các phòng ban phải chịu trách nhiệm về chứng từ và dữ liệu thuộc phạm vi công việc. Phòng kinh doanh kiểm soát hợp đồng, biên bản nghiệm thu; bộ phận mua hàng kiểm tra nhà cung cấp và hóa đơn; phòng nhân sự hoàn thiện hồ sơ chi trả; bộ phận kho đối chiếu hàng hóa giao nhận với dữ liệu kế toán.

CEO, kế toán và các phòng ban cần phối hợp kiểm soát nghĩa vụ thuế ngay từ khi giao dịch phát sinh. Cách làm này giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, kiểm soát chi phí hợp pháp và chủ động cung cấp hồ sơ khi cơ quan thuế kiểm tra.