Né bẫy doanh thu thương mại điện tử nhờ quản trị dữ liệu

Bẫy tăng trưởng ảo

Thương mại điện tử đang bước vào giai đoạn cạnh tranh khốc liệt khi chi phí bán hàng trên các nền tảng vọt lên chiếm tới 35% doanh thu. Nhiều doanh nghiệp rơi vào tình trạng ám ảnh doanh số, liên tục chạy các chương trình flash sale hay tung voucher giảm giá sâu để kích cầu ngắn hạn. Chiến lược này giúp doanh thu tăng nhanh trong ngắn hạn nhưng làm chi phí bán hàng tăng cao, biên lợi nhuận thu hẹp nghiêm trọng và vô tình tạo cho người tiêu dùng thói quen chỉ mua hàng khi có khuyến mãi.

Ông Nguyễn Tuấn Long, Tổng Giám đốc Ecochic, đưa ra cảnh báo khi tăng trưởng doanh thu mà không có lợi nhuận là đang chạy nhanh hơn về phía vực thẳm. Thực tế, vận hành luôn ẩn chứa nhiều rủi ro bất ngờ, điển hình như sự cố từng xảy ra tại Ecochic khi một nhân viên vô tình cài nhầm giá bán một sản phẩm từ 400.000 đồng xuống còn 150.000 đồng trong buổi livestream cùng KOL. Chỉ trong 15 phút, hệ thống ghi nhận khoảng 500 đơn hàng, khiến doanh nghiệp hụt khoảng 125 triệu đồng so với kế hoạch ban đầu.

Sự nguy hiểm thực sự không chỉ nằm ở các chiến dịch giảm giá mà còn ở hàng loạt chi phí ẩn tích lũy hàng ngày mà báo cáo doanh thu thường bỏ qua. Đó là chi phí xử lý hàng hoàn, công nợ, tồn kho, kinh phí quảng cáo xả hàng hay những sai sót trong khâu nhập hàng. Đây đều là những khoản chi không dễ nhận biết trên báo cáo doanh số nhưng lại trực tiếp làm suy giảm dòng tiền.

Ông Long chia sẻ Ecochic từng đối mặt nguy cơ thất thoát khoảng 1,3 tỷ đồng trong 6 tháng chỉ riêng ở khâu xử lý hàng hoàn và công nợ nếu không có hệ thống theo dõi dữ liệu. Một quyết định nhập sai 20.000 sản phẩm có thể chôn chặt nguồn vốn, phát sinh chi phí lưu kho, tăng ngân sách quảng cáo và buộc phải giảm giá sâu để thu hồi vốn.

Ở góc độ vận hành hàng ngày, ông Nguyễn Viết Quân, Giám đốc Tiếp thị Justdun, nhấn mạnh chi phí ẩn xuất hiện trong từng đơn hàng. Với quy mô khoảng 20.000 đơn mỗi ngày, chỉ cần tỷ lệ thất thoát ở mức 0,3% do sai sót trong xử lý đơn, đóng gói, quản lý tồn kho hay vận chuyển, doanh nghiệp đã bốc hơi khoảng 135 triệu đồng mỗi tháng. Nếu không có dữ liệu theo dõi và công cụ đo lường hiệu suất, doanh nghiệp rất khó xác định nguyên nhân cũng như điểm phát sinh thất thoát để kịp thời xử lý.

Quản trị bằng dữ liệu, tư duy tối ưu hiệu quả kinh doanh

Nếu chi phí ẩn là nguyên nhân khiến lợi nhuận bị bào mòn thì dữ liệu chính là công cụ cốt lõi giúp doanh nghiệp nhận diện và chặn đứng thất thoát. Từ kinh nghiệm triển khai thực tế, bà Vũ Mai, đại diện Ban Giám đốc 82X, cho biết thách thức lớn nhất của doanh nghiệp trong giai đoạn đầu không phải thiếu đơn hàng mà là thiếu dữ liệu khách hàng.

Dữ liệu từ showroom và các kênh bán hàng tồn tại rời rạc khiến doanh nghiệp không thể theo dõi toàn bộ hành trình khách hàng cũng như xây dựng chiến lược chăm sóc dài hạn. Sau khi triển khai hệ thống quản lý đơn hàng OMS, các nguồn dữ liệu mới được tập trung về một nền tảng thống nhất, tạo cơ sở để quản trị đa kênh và ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Bà Mai cũng chỉ ra bài toán nhức nhối trong khâu vận hành khi nổ đơn ở các phiên mega livestream, lượng đơn hàng tăng đột biến khiến hoạt động xử lý, đóng gói và quản lý tồn kho không theo kịp, dẫn đến tỷ lệ hoàn hủy và phạt đơn tăng cao: Trước đây, vấn đề nằm ở việc thiếu nhân sự, nhưng sau đó nhận ra điều còn thiếu là một hệ thống đủ khả năng điều phối toàn bộ quy trình vận hành.

Việc ứng dụng hệ thống quản lý kho WMS đã giúp 82X tự động hóa quá trình xử lý đơn hàng, đồng bộ tồn kho theo thời gian thực và chủ động chuẩn bị năng lực kho vận trước mỗi chiến dịch lớn.

Cùng chung định hướng quản trị dựa trên dữ liệu, Ecochic đã xây dựng hệ thống Data Warehouse để kết nối dữ liệu từ bán hàng, khách hàng, tài chính và kho vận, qua đó theo dõi dòng tiền, công nợ và các khoản chi phí theo thời gian thực nhằm phát hiện sớm những điểm thất thoát.

Khi thương mại điện tử chuyển từ giai đoạn tăng trưởng nóng sang cạnh tranh bằng hiệu quả, lợi thế kinh doanh không còn nằm ở việc bán được nhiều đơn hàng hơn. Như các chuyên gia nhận định, điều quan trọng nhất đối với doanh nghiệp hiện nay là phải nhìn thấy đầy đủ các khoản chi phí đang phát sinh, hiểu rõ dòng tiền đang dịch chuyển như thế nào và sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định kịp thời trước khi những thất thoát nhỏ tích tụ thành rủi ro lớn.