Hóa đơn đầu vào là cơ sở bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong quá trình kinh doanh

Được quyền lập bảng kê thu mua hàng hóa

Những quy định mới trong hệ thống pháp luật về hóa đơn, chứng từ được xây dựng trên cơ sở Luật Quản lý thuế năm 2019 cùng các nghị định, thông tư hướng dẫn như Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC đã tạo hành lang pháp lý chặt chẽ, thúc đẩy hộ kinh doanh chủ động hơn trong việc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn đầu vào, coi đó là nền tảng cho công tác hạch toán, kê khai thuế, và bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong quá trình kinh doanh.

Hóa đơn đầu vào, theo định nghĩa, là chứng từ kế toán do bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập và chuyển cho bên mua. Đây là cơ sở để hộ kinh doanh ghi nhận chi phí hợp lệ, xác định nguồn gốc hàng hóa, chứng minh tính minh bạch trong giao dịch, đồng thời là căn cứ để khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) trong trường hợp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Với các quy định cụ thể tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, việc lập hóa đơn phải tuân thủ nguyên tắc: mọi hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, kể cả trong trường hợp khuyến mại, biếu tặng hay trả thay lương cho người lao động, đều phải lập hóa đơn và giao cho người mua, thể hiện rõ thông tin, giá trị, thuế suất và thời điểm lập hóa đơn đúng quy định. Đặc biệt, trong thời điểm chuyển đổi số, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ hiệu quả giúp hộ kinh doanh giảm chi phí, tiết kiệm thời gian, đồng thời nâng cao khả năng kiểm soát dữ liệu tài chính.

Theo đó, hộ kinh doanh được quyền lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ trong một số trường hợp đặc biệt như mua nông, lâm, thủy sản từ người sản xuất trực tiếp, mua sản phẩm thủ công, phế liệu, hoặc hàng hóa của cá nhân có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT. Tuy nhiên, việc lập bảng kê phải được người đại diện pháp luật ký, chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, đồng thời phải bảo đảm không vượt quá giá thị trường tại thời điểm giao dịch. Quy định này không chỉ bảo vệ quyền lợi cho hộ kinh doanh mà còn giúp cơ quan thuế có căn cứ rõ ràng khi xác định chi phí hợp lý, từ đó phòng ngừa gian lận, thất thu ngân sách và bảo đảm công bằng trong nghĩa vụ thuế.

Minh chứng hoạt động kinh doanh hợp pháp

Việc hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn đầu vào mang lại nhiều lợi ích thiết thực, không chỉ đối với công tác quản lý tài chính mà còn trong khía cạnh pháp lý và phát triển bền vững. Thứ nhất, hóa đơn đầu vào là bằng chứng pháp lý giúp hộ kinh doanh chứng minh tính hợp lệ của các giao dịch, bảo đảm chi phí hạch toán minh bạch, từ đó góp phần xây dựng niềm tin đối với đối tác và khách hàng. Thứ hai, thông qua hóa đơn đầu vào, hộ kinh doanh có thể truy xuất nguồn gốc hàng hóa, tránh rủi ro mua phải hàng giả, hàng kém chất lượng hoặc hàng hóa không rõ xuất xứ, nhất là trong các lĩnh vực có yếu tố an toàn thực phẩm và môi trường. Thứ ba, đối với hộ kinh doanh thực hiện nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, hóa đơn đầu vào là căn cứ quan trọng để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, góp phần giảm gánh nặng tài chính và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Tuy nhiên, đi kèm với quyền lợi là nghĩa vụ. Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán vẫn phải lưu trữ đầy đủ hóa đơn, hợp đồng, chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ mua vào để xuất trình khi cơ quan thuế hoặc quản lý thị trường yêu cầu, đặc biệt khi đề nghị cấp hóa đơn lẻ theo từng lần phát sinh. Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, yêu cầu cao hơn khi phải thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, quản lý hóa đơn, chứng từ theo đúng quy định. Trong dự thảo mới áp dụng từ năm 2026, hộ kinh doanh có doanh thu từ 200 triệu đồng đến 3 tỷ đồng nếu tự nguyện đăng ký nộp thuế theo phương pháp khấu trừ và đáp ứng điều kiện về kế toán, hóa đơn, chứng từ sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Trong khi đó, hộ kinh doanh có doanh thu trên 3 tỷ đồng bắt buộc phải thực hiện chế độ kế toán đầy đủ, phản ánh đúng quy mô hoạt động.

Đáng chú ý, hành vi gian lận trong sử dụng hóa đơn đầu vào như mua bán hóa đơn giả, sử dụng hóa đơn hết giá trị, hóa đơn bị ngừng sử dụng hoặc không đăng ký với cơ quan thuế sẽ bị xử lý nghiêm theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP và Nghị định 102/2021/NĐ-CP. Ngoài ra, trường hợp kinh doanh hàng hóa không có hóa đơn đầu vào, không chứng minh được nguồn gốc xuất xứ, hộ kinh doanh có thể bị xử phạt từ mức cảnh cáo đến hàng chục triệu đồng tùy giá trị hàng hóa vi phạm, thậm chí bị tịch thu tang vật hoặc buộc tiêu hủy hàng hóa gây hại cho sức khỏe và môi trường. Các chế tài này không chỉ mang tính răn đe mà còn nhấn mạnh vai trò của hóa đơn như một công cụ bảo vệ tính minh bạch và kỷ cương trong hoạt động thương mại.